Identificatie en controle van het personeel

Een personeelsbadge is niet altijd louter bedoeld om een personeelslid te identificeren of de fysieke toegang tot (delen van) het bedrijf te beheren. In sommige gevallen wordt de personeelsbadge ook gebruikt als een systeem voor de controle van de werktijden via elektronische tijdregistratie.

Of het nodig is een badge met naam en foto te gebruiken, wordt per geval beoordeeld. Het is bv. niet buitensporig mensen die regelmatig in contact komen met het publiek (taxichauffeurs, klantenrelatiebeheerders, loketbedienden van een administratie) een badge te laten dragen. Voor mensen die in een dienst werken die geen contact heeft met het publiek, is dat een andere zaak. Het is ook aanvaardbaar dat personen met een gezagsfunctie, bevoegd om overtredingen te registreren (politieagenten, controleurs in het openbaar vervoer enz.), verplicht zijn een identificatiepasje te dragen, zodat de burger op die manier kan nagaan of de persoon die gezag over hem uitoefent, ook werkelijk is wie hij beweert te zijn.

Hoe meer persoonsgegevens er op de identificatiebadge staan, hoe groter de inbreuk op de privacy van de betrokkene. Het is daarom noodzakelijk zoveel mogelijk te vermijden dat zowel naam als foto op de badge staan.

Het is bovendien raadzaam altijd de oplossing te kiezen die de privacy het meest eerbiedigt. Enkele voorbeelden. Als het doel is:

• de persoon zelf te kunnen identificeren, volstaat de naam;
• te kunnen controleren of mensen die zich in de gebouwen van een grote onderneming of administratie bevinden, toegelaten zijn, is een foto voldoende.

In bepaalde omstandigheden is het dragen van een badge met foto en naam gerechtvaardigd, bv. voor de toegang tot bepaalde lokalen die om veiligheidsredenen aan bepaalde personen zijn voorbehouden (ambassades, ministerie van Defensie, luchthavens enz.).

Tot slot mag een werkgever geen foto van een werknemer gebruiken voor een publicatie op een intranetsite of in een door de werkgever uitgegeven brochure, die is genomen om een identificatiebadge te maken, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de werknemer voor deze andere doelen. De toestemming moet worden gevraagd op het moment dat de badge wordt gemaakt of wanneer deze wordt gepubliceerd op het intranet of in een brochure.

Kan de werkgever de personeelsbadge in het geheim gebruiken als middel om de werktijd te controleren?

Als de werkgever zijn personeel een badge laat gebruiken voor de toegang tot de bedrijfslokalen en deze badge ook wil gebruiken als controlesysteem voor de registratie van hun aankomst- en vertrektijden, moet hij zijn werknemers hiervan op de hoogte brengen. Zo niet schendt hij zijn transparantie- en informatieplicht.

De publicatie van persoonsgegevens van de werknemer op de website

Het feit dat de werkgever de identificatie- en contactgegevens van alle medewerkers op een voor het publiek toegankelijke website wil plaatsen, roept vragen op. Het respect voor de privacy houdt immers in dat het aantal personen dat deze persoonsgegevens kan inkijken, zoveel mogelijk wordt beperkt(principe van veiligheid en vertrouwelijkheid). Dit kan alleen worden gerechtvaardigd als het in overeenstemming is met bepaalde specifieke behoeften van het bedrijf.

Er kan bv. een gerechtvaardigd belang zijn gegevens van medewerkers die vaak in contact komen met de klant of het publiek te publiceren op een website die voor iedereen toegankelijk is. Denk maar aan de woordvoerder van een organisatie. De online publicatie van zijn gegevens maakt weliswaar inbreuk op zijn privacy, maar is toch relevant omdat ze noodzakelijk is voor het soort werk dat hij verricht.

Een foto van een wijkagent in de folder of op de website van een politiezone

De publicatie van de foto van de wijkagent is in de praktijk noodzakelijk en gerechtvaardigd voor de goede werking van de diensten in de lokale politiezone. Deze publicatie streeft naar transparantie en informatie ten overstaan van de burgers. De foto wordt gepubliceerd om ervoor te zorgen dat de wijkagent gekend is bij de bewoners en door hen herkend wordt.

De wijkagent kan echter een recht van bezwaar uitoefenen voordat de foto wordt gepubliceerd. Hij moet hiervoor over een redelijke termijn beschikken. Hij zal ernstige en legitieme redenen moeten kunnen voorleggen die verband houden met zijn specifieke situatie om zijn recht te laten erkennen. Dit kan bv. het misdaadcijfer in de betrokken politiezone zijn of ernstige risico's voor de agent.

Om het risico te beperken, kunnen de papieren publicaties best uitsluitend verspreid worden in de buurt waar de wijkagent actief is. De opgeladen foto mag alleen toegankelijk zijn via het officiële portaal van de politiezone waartoe de wijkagent behoort. De verwerkingsverantwoordelijke (in dit geval de korpschef) moet ervoor zorgen dat alleen het doelpubliek toegang heeft tot de informatie, zodat externe personen er geen misbruik van kunnen maken (bv. voor wraakacties, ...). Iemand die bv. via de website van de gemeente wil weten wie zijn wijkagent is, zal gevraagd worden de wijk te vermelden waar hij woont, bv. door de naam van zijn straat te kiezen.

Zodra de wijkagent een andere opdracht krijgt of rechtmatig bezwaar heeft gemaakt tegen deze publicatie, moet zijn foto worden verwijderd.

Een naamplaatje op het uniform van de politieagenten

Als het dragen van een naamplaatje wettelijk verplicht is, is dit aanvaardbaar. De Wet op het politieambt vereist dat politieagenten een naamplaatje dragen.