---

Welke vereisten moet een toezichthoudend orgaan vervullen?

Het Algemeen Secretariaat van de GBA heeft met haar beslissing 01/2020 van 24 september 2020 criteria aangenomen voor de accreditatie van de toezichthoudende organen belast met het toezicht op de naleving van gedragscodes. Elk toezichthoudend orgaan van een gedragscode moet aan deze accreditatiecriteria voldoen.

De aanvraag tot accreditatie wordt beoordeeld in het licht van de accreditatiecriteria in deze beslissing. Bij de toepassing van deze accreditatiecriteria houdt de GBA op een flexibele manier rekening met de specifieke kenmerken van de verwerkingsactiviteiten en vertegenwoordigingsstructuren in elke sector.

De accreditatie als toezichthoudend orgaan is uitsluitend mogelijk voor één of meerdere specifieke (lees: op voorhand geïdentificeerde) gedragscodes.

Bijkomende informatie over de gedragscodes en het toezichthoudende orgaan voor gedragscodes kan u terugvinden in de richtlijnen 01/2019 van het Europees Comité voor Gegevensbescherming (ECGB). U kan ook het themablok op onze website over gedragscodes raadplegen.

Binnen welke termijn behandelt de GBA mijn aanvraag?

De aanvraag tot accreditatie van een toezichthoudend orgaan voor een gedragscode doet u gelijktijdig met het neerleggen van de gedragscode bij de GBA.

De beslissing tot accreditatie wordt meegedeeld aan de aanvrager en de gedragscodehouder binnen een termijn van 8 weken, te rekenen van de datum waarop de GBA uw dossier volledig verklaart. De termijn van 8 weken begint dus te lopen nadat de Directeur van het Algemeen Secretariaat heeft bevestigd dat uw aanvraagdossier volledig is.

Binnen de maand na het indienen van uw aanvraag tot accreditatie, informeren wij u over het al dan niet volledige karakter van uw aanvraag. De termijn voor de behandeling van uw aanvraag wordt opgeschort totdat u alle noodzakelijke informatie aanlevert om uw aanvraag te vervolledigen.

Bij het beoordelen van de volledigheid van uw dossier wordt rekening gehouden met uw aanvraag tot goedkeuring van de gedragscode die u gelijktijdig indient met uw aanvraag tot accreditatie van een toezichthoudend orgaan.

De termijn van 8 weken kan verlengd worden met 8 weken ingeval uw aanvraag complex is.

Hoe dien ik mijn aanvraag in ?

Om een aanvraag tot accreditatie in te dienen, moet u geen specifiek formulier invullen. U moet echter wel het geheel van documenten indienen die hieronder staan opgesomd in het deel “Procedure”.

De aanvraag en de bijlagen moet u indienen in één van de drie landstalen of in het Engels voor een aanvraag tot accreditatie van een toezichthoudend orgaan voor een transnationale gedragscode.

Te bezorgen bijlagen

Uw aanvraag moet worden ingediend met de volgende bijlagen:

1. Een inleidende nota die uw structuur toelicht (juridische vorm, mogelijkheid om in rechte op te treden en aansprakelijk gesteld te kunnen worden, de plaats van uw vestiging binnen de Europese Economische Ruimte), en in het bijzonder uitlegt of het toezichthoudend orgaan dan wel intern of extern is ten aanzien van de gedragscodehouder
2. De identificatie van uw eventuele onderaannemers met de precisering op welke manier deze onderaannemers ook voldoen aan de specifieke vereisten voor onderaannemers zoals uiteengezet in de accreditatiecriteria van 24 september 2020
3. Indien u in het verleden al een accreditatie kreeg als toezichthoudend orgaan voor (een) andere gedragscode(s): de accrediteringsbeslissing, alsook bijkomende informatie over deze gedragscode(s)
4. Een bewijs van uw onafhankelijkheid en onpartijdigheid ten aanzien van de leden van de gedragscode op zowel juridisch, financieel als organisatorisch vlak
5. Een bewijs van de afwezigheid van belangenconflicten ten aanzien van uw overige opdrachten en in hoofde van uw personeel
6. Een bewijs van de noodzakelijke expertise voor het toezicht op de gedragscode met betrekking tot het regelgevend kader, de betrokken sector en uw ervaring en kennis inzake audits (dit bewijs kan u bijvoorbeeld leveren door diploma’s van uw personeel of een certificaat van een vorming of beroepservaring in een bepaald domein)
7. Een bewijs dat u beschikt over een procedure en voldoende middelen die toelaten om te beoordelen of nieuwe leden in aanmerking komen om toe te treden tot de gedragscode
8. Een bewijs dat u beschikt over een procedure en voldoende middelen die toelaten om op doorlopende wijze controle uit te oefenen op de naleving van de gedragscode door de leden
9. Een bewijs dat u beschikt over een procedure voor de behandeling van klachten in het kader van uw gedragscode (bijv. door de betrokkenen tegen een lid van de code)
10. Een bewijs dat u over voldoende personeel beschikt om deze toezichtstaken waar te nemen;
11. Een bewijs dat uw personeel gebonden is aan een vertrouwelijkheidsplicht in de uitoefening van hun taken
12. Een bewijs van uw financiële stabiliteit
13. Een bewijs van het instellen van een procedure voor de communicatie met de Autoriteit van uw jaarverslag, de acties ondernomen bij inbreuken op de gedragscode en substantiële wijzigingen aan uw structuur (inclusief het wijzigen van uw onderaannemers)
14. Een bewijs van een procedure om rekening te kunnen houden met een wijziging van het regelgevend kader die een aanzienlijke invloed heeft op de bepalingen van de gedragscode