Het professioneel dossier
Een professioneel dossier (ook wel personeelsdossier genaamd) bevat een grote hoeveelheid persoonsgegevens van werknemers die de werkgever verzamelt in het kader van zijn arbeidsrelatie met de werknemer. Omdat personeelsdossiers persoonsgegevens van werknemers bevatten, moet de werkgever bij het beheer van zijn personeelsdossiers rekening houden met de AVG.
De AVG biedt elke werknemer een recht van toegang op de informatie in zijn professioneel dossier die hem betreft.
Als de werkgever een administratieve instantie is, kan de werknemer voor zijn raadplegingsverzoek ook een beroep doen op de wetgeving betreffende de openbaarheid van bestuur.
In geen geval mag de werkgever de werknemer zonder meer de 'toegang' tot zijn persoonlijk dossier ontzeggen.
Toegang tot het dossier door derden
Het principe is dat geen enkele derde, dus bv. ook geen collega's, toegang kunnen krijgen tot het personeelsdossier van een werknemer zonder de toestemming van de werknemer.
De werkgever moet ervoor zorgen dat de toegang tot het professioneel dossier voor andere personen dan de betrokkene beperkt blijft tot wat nodig is voor de uitvoering van de taken en de behoeften van de dienst.
Er moet ook voor worden gezorgd dat alleen bevoegde personen de gegevens kunnen inkijken. Zo kan een vennoot bv. de persoonsgegevens raadplegen van personeelsleden van wie de gegevens door het bedrijf worden verwerkt, als hij verantwoordelijk is voor de verplichtingen van de sociale wetgeving, de werking van de personeelsadministratie of de toepassing van het personeelsbeleid.
Deze toegang tot het personeelsdossier moet in ieder geval in overeenstemming zijn met het doel waarvoor het bedrijf de persoonsgegevens heeft verkregen.
De werkgever is verantwoordelijk voor de juistheid van de persoonsgegevens in zijn personeelsdossiers. Als er sprake is van een fout, bepalen de AVG en de openbaarheidswetgeving dat de werknemer het recht heeft gratis de correctie te bekomen van alle hem betreffende onjuiste persoonsgegevens.
Opgelet, dit recht geldt bv. niet voor beoordelingsgegevens. De werknemer moet een negatieve beoordeling echter kunnen aanvullen met een verklaring dat hij de evaluatie van de werkgever betwist.
Er is geen algemene wettelijke bepaling die bepaalt wat er precies in een personeelsdossier moet staan of hoelang het moet worden bewaard. In de praktijk hanteert men vaak een periode van 5 jaar na het einde van de arbeidsrelatie.
Volgens de AVG mag de werkgever de persoonsgegevens van zijn werknemers niet langer bewaren dan nodig voor het bereiken van de doelen waarvoor deze gegevens werden verkregen en gebruikt, in dit geval dus het personeelsbeleid en de loonadministratie.
Dit betekent dat de persoonsgegevens van werknemers op het einde van de arbeidsovereenkomst niet meer kunnen worden verwerkt, tenzij de wet bepaalt dat een personeelsdossier geheel of gedeeltelijk voor een langere periode binnen de onderneming moet worden bewaard. Daarom moet in de praktijk en voor elk document in het personeelsdossier worden beoordeeld of er specifieke wetgeving bestaat over de bewaartermijn.
De AVG legt de verwerkingsverantwoordelijke een reeks vertrouwelijkheids- en veiligheidsverplichtingen op ten aanzien van de werknemers, op straffe van aansprakelijkheid voor de schending van het privacyrecht (bv. wat betreft de toegang tot de loonfiches van de werknemers).
De verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat de nodige technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om een gepaste mate van bescherming te bieden tegen een ongeoorloofde toegang, wijziging, verlies of vernietiging van persoonsgegevens.